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Actualités

3 signes qui indiquent que vous êtes un entrepreneur né

Tous les travailleurs se demandent un jour s’ils sont bien chez leur employeur ou s’ils feraient mieux de rejoindre une autre entreprise. Voire de devenir leur propre patron. Nombreux sont ceux qui envisagent cette dernière option. Le cas échéant, ils seraient seuls maîtres de leurs décisions : où, quand, pour qui et avec qui ils travaillent. Cette liberté en attire beaucoup. Une foule de doutes planent toutefois sur la décision finale.

Beaucoup n’osent pas sauter le pas parce qu’ils ont peur de ne pas gagner assez, de ne pas trouver de clients ou de se noyer sous la paperasse. Quoi de plus normal ? Devenir entrepreneur, ce n’est pas seulement jouir d’une certaine liberté. C’est aussi prendre son avenir en mains et assumer une multitude de responsabilités, a fortiori si vous engagez des collaborateurs.

Qui oserait se lancer sans aucun filet de sécurité ? Une personne qui possède les traits de caractère, les capacités et l’état d’esprit adéquats (et indispensables). Vous vous reconnaissez dans cette description ? L’esprit d’entreprise coule dans vos veines.

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Frais propres à l’employeur - Veillez à ce qu’ils soient fondés

S’il est satisfait à certaines conditions strictes, le remboursement de dépenses propres à l’employeur ne constitue pas une rémunération. Néanmoins, dans la pratique, l’octroi d’indemnités vise souvent à accorder aux travailleurs un petit extra (para)fiscalement avantageux. Attention toutefois, vous n’avez pas carte blanche[1].

Remboursement non qualifié de rémunération - Conditions strictes

Les dépenses exposées par le travailleur pour le compte de l’employeur (ex. frais de logement) doivent lui être remboursées[2].

Les indemnités allouées en remboursement de ces dépenses ne sont pas considérées comme des rémunérations (tant sur le plan fiscal que social) à condition :

  • qu’elles couvrent les dépenses propres à l’employeur ;
  • qu’elles aient été effectivement consacrées au paiement de tels frais ;
  • que les frais indemnisés revêtent un caractère professionnel.

Fiche fiscale à compléter !

Même si ces indemnités ne constituent pas un revenu imposable, leur montant doit être mentionné sur la fiche fiscale 281.10 (cadre 26b) pour les travailleurs salariés et sur la fiche fiscale 281.20 (cadre 20) s’il s’agit de dirigeants d’entreprise.

Remboursement de frais réels (pièces justificatives)

La question qui se pose est la suivante : sur quelle base l’employeur peut-il rembourser les frais exposés ?

Une première solution consiste à rembourser les frais réels sur la base de pièces justificatives (p. ex. factures, notes TVA, …).

Même si cette option implique une charge administrative importante, elle laisse peu de place à la discussion et on risque par conséquent en général peu de problèmes de preuve (à condition, bien sûr, que les pièces justificatives soient dûment conservées et qu’elles correspondent à la réalité).

Estimation forfaitaire : OUI, pour autant qu’elle soit plausible !

Une autre méthode de remboursement de ces frais consiste à estimer ceux-ci sur une base forfaitaire[3]. Il convient de faire ici une distinction entre les estimations forfaitaires fixées par le Fisc sur la base de normes sérieuses et de ceux évalués sur la base d’autres critères.

Forfaits fixés par le Fisc "sur la base de normes sérieuses"

Pour certaines dépenses, le Fisc prévoit lui-même une estimation forfaitaire. Sont concrètement visés, les remboursements des frais de séjour pour les voyages de service effectués en Belgique, des frais de séjour pour les voyages de service effectués à l’étranger et l’indemnité kilométrique pouvant être accordée au travailleur salarié ou au dirigeant d’entreprise qui utilise son véhicule particulier pour effectuer des déplacements de service[4].

Dans la mesure où les plafonds de ces forfaits sont respectés, les indemnités allouées ne sont pas considérées comme une rémunération.

Forfaits fixés par le Fisc sur la base d’autres critères

Indépendamment des forfaits sur la base de normes sérieuses, l’employeur pourrait rembourser d’autres dépenses sur une base forfaitaire[5]. Tel est, par exemple, le cas des frais liés au travail à domicile, des frais de stationnement, des cadeaux de relation, ….

Cette méthode soulève une question : comment estimer ces frais forfaitairement ? Il s’agit là essentiellement d’une question de fait. Quoi qu’il en soit, l’employeur doit pouvoir prouver, de manière plausible, la réalité des dépenses couvertes par l’indemnité s’il veut en déduire les montants de ses propres revenus imposables

Justification raisonnable des indemnités forfaitaires (autres critères)

Ce qu’il faut à tout prix éviter, c’est que le Fisc qualifie les indemnités forfaitaires de rémunération déguisée et invoque pour ce faire le caractère déraisonnable ou non justifié de ces dernières.

En effet, en pareil cas, vous vous exposez (le cas échéant) à la cotisation sur commissions secrètes et/ou, aux retenues de précompte professionnel sur le montant alloué au titre de rémunération avec application d’intérêts de retard.

Veillez donc à constituer un dossier bien étayé[6] ou, pour plus de sécurité, à conclure un accord préalable (ruling) avec le Fisc.  

Evitez aussi de combiner remboursements forfaitaires et notes de frais justifiant des frais réels !

Le "ruling" fiscal : un must absolu sans obligation

Une demande de décision anticipée auprès du fisc n’est pas obligatoire[7] en ce sens que la décision n’est pas une condition préalable à l’octroi de ces indemnités forfaitaires. Cependant, l’obtention d’une telle décision fiscale permet d’obtenir la certitude juridique que l’administration fiscale locale accepte à 100% le remboursement des montants de ces frais[8].

Vous trouverez plus d’informations sur ce sujet dans notre fiche d’informations sur Lex4You/Fiscal / Info +/Le ruling fiscal illustré.

Nous notons aussi que depuis le 1er mai 2016 le Service des Décisions Anticipées est seul compétent en la matière. La conclusion d’accords fiscaux avec les administrations locales appartient actuellement au passé.

Et finalement que dit l'ONSS de ces indemnités en remboursement de frais propres à l’employeur ?

L'ONSS ne considère pas non plus les frais propres à l'employeur comme de la rémunération. Le droit de la sécurité sociale ne prévoit toutefois pas de définition claire de cette notion. Il faut en tout cas qu'il s'agisse de frais réellement exposés qui sont inhérents à l'exécution du contrat de travail et sont à charge de l'employeur. Ceci devra être apprécié au cas par cas.

Dans ses Instructions administratives, l'ONSS met à disposition un tableau de remboursement de frais (avec une description des différents postes pour lesquels il accepte une évaluation forfaitaire ainsi que les montants et conditions requises pour leur application.

Attention : le Fisc n'est pas lié par ces forfaits et peut donc avoir un autre point de vue. Ceci n’empêche pas que divers efforts sont fournis afin d’harmoniser les forfaits fiscaux et de l’ONSS. Dans ce contexte, nous remarquons que le SPF Finances fera à l’avenir de plus en plus référence aux forfaits (maximum) acceptés par l’ONSS (et qui en règle générale sont plus bas que les forfaits acceptés, jusqu’à présent, par le SPF Finances[9]),

Plus d’informations ?

Pour plus d’informations concernant les indemnités ou un ruling fiscal, n’hésitez pas à contacter votre Legal Advisor. Vous pouvez aussi consulter la fiche que nous avons consacrée au ruling fiscal sur Lex4You. 

[1] Dans cet article, nous examinerons ces frais propres principalement d’un point de vue fiscal, mais aussi social.

[2] Cette obligation découle de l’article 20, 1° de la loi relative aux contrats de travail du 3 juillet 1978, en vertu duquel l’employeur doit mettre à la disposition du travailleur les matières et les instruments nécessaires à l’exécution du travail.

[3] Ceci concerne les frais forfaitaires qui à l’origine étaient accordés par l’Etat à ses fonctionnaires et qui fut étendu aux relations entre l’employeur et son personnel de sorte qu’elle s’applique aussi dans ce contexte (secteur privé). 

[4]Ces indemnités sont qualifiées de remboursements de frais déterminés forfaitairement et d’après des normes concordantes.

[5] Cette solution permet d’éviter l’importante charge de travail qu’implique le remboursement des frais réels sur la base de pièces justificatives.

[6] Nous vous conseillons de procéder comme suit : commencez par faire une classification des différentes fonctions et catégories au sein de votre entreprise/division d’entreprise (p. ex. personnel exécutif, cadres inférieurs, cadres moyens, cadres supérieurs, direction). Etablissez ensuite, pour chaque catégorie, une liste des dépenses pertinentes. Attribuez, enfin, un montant à chaque poste de frais, par catégorie et ce, sur la base d’un échantillon (les travailleurs concernés conservent, p. ex., durant deux ou trois mois des pièces justificatives pour certaines dépenses sur la base desquelles vous pouvez déterminer les montants respectifs).

[7] Plus particulièrement avec le Service des Décisions Anticipées (SDA) du Service Public Finances (SPF).

[8] Attention : un "ruling" fiscal a seulement une portée individuelle. Ceci signifie qu’il se rapporte à la décision décrite dans la demande ou des circonstances de faits. Il lie donc uniquement le demandeur et l’administration locale du SPF Finances. Les autres organismes (par exemple l’ONSS) ou d’autres contribuables ne sont pas liés par cette décision.

[9] Attention : Des frais propres à l’employeur plus élevés peuvent s’appliquer pour autant que l’employeur en justifie le montant.

Secrétariat Social Securex - Legal 05/11/2019

 

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FAQ de l'administration sur les voitures utilisées à des fins professionnelles

L'administration a publié le 21.10.2019 plusieurs circulaires (2019/C/111 à /114) qui contiennent toutes des FAQ à propos de la déduction des frais de voiture.

On peut se demander pourquoi elle a utilisé 4 circulaires alors qu'une seule aurais suffi pour réunir le tout.

L'administration rappelle que les frais de voiture qui sont supportés pour les déplacements professionnels (autres que pour le déplacement domicile-lieu de travail, qui sont limités à 0,15€/km) sont déductibles à titre de frais professionnels mais certains frais sont limités en fonction de divers critères dont notamment l'émission de CO2 du véhicule.

Pour les exercices d'imposition 2019 et 2020, les frais sont déductibles comme suit :

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Paiement arrondi à 0 ou 5 cents (jusqu'au 30.11.2019)

Moins de pièces de 1 et 2 cents dans vos poches et vos portemonnaies

Depuis le 1er octobre 2014, les entreprises peuvent arrondir le montant total de la somme à payer par leurs clients particuliers au multiple de 5 cents le plus proche.

Si jusqu’à présent, elles n’étaient pas obligées de pratiquer cet arrondi, la situation changera à partir du 1er décembre 2019.

En effet, à partir de cette date, l’arrondi deviendra obligatoire pour tous les paiements en espèces ou la partie de la somme à payer réglée en espèces en cas de paiement mixte (espèces + carte par exemple).

Les entreprises auront la possibilité d’élargir la pratique de l’arrondi aux autres moyens de paiement. Dans ce cas, elles devront en informer leur clientèle particulière en affichant de façon visible un texte spécifique (PDF, 480.94 Ko)à ce propos. Elles devront alors appliquer l’arrondi à tous leurs clients et à tous les moyens de paiement.

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PENSEZ A PAYER VOS PLCI - EIP - EPARGNE PENSION POUR LE 31.12.2019

Chers clients,

La fin de l'année approche à grand pas et comme chaque année, nous vous rappelons qu'en qualité d'indépendant ou de dirigeant d'entreprise, vous avez la possibilité de cotiser à différents produits de pensions complémentaires.

Ces produits 100% déductibles vous offrent trois avantages:

1/ diminution de l'impôt des personnes physiques OU à l'impôt des sociétés,

2/ diminution des cotisations sociales trimestrielles des indépendants,

3/ revenu complémentaire à l'âge légal de la pension,

Voici un bref rappel des possibilités qui s'offrent à vous:

1/ Epargne Pension : 980 € / citoyen (produit destiné aux particuliers);

2/ PLCI : 8,17 % de votre revenu imposable annuel limité à 3256.87 €/an (produit destiné aux indépendants et dirigeants d'entreprises);

3/ EIP : La prime est calculée en fonction de votre niveau de rémunération (produit destiné aux dirigeants d'entreprises);

Contactez nous !

SC SPRL COGI

067/21.61.01

info@bureau-cogi.be

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Les documents fiscaux sont disponibles sur eBox depuis le 1er octobre 2019

L'arrêté royal du 11 septembre 2019 a modifié les articles 136/1 et 136/2 de l'AR/CIR 92 relatifs à l'envoi électronique des avertissements-extraits de rôle.

La loi du 27 février 2019 relative à l'échange de messages par le biais de l'eBox offre aux citoyens la possibilité de réaliser les communications avec les services publics fédéraux, de manière centralisée, via l'eBox. Le SPF Finances a décidé que sa communication avec les citoyens se fera également via cet outil.

Dans un premier temps, seule la communication relative à l'avertissement-extrait de rôle concernant l'impôt sur les revenus se fera via l'eBox.

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